Pemeliharaan dokumen merupakan kegiatan membersihkan dokumen secara fisik yang diarsipkan dengan system yang rutin. Hal tersebut dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan dokumen. Sebuah instansi petusahaan ataupun sejenisnya tidak bisa menghindari hal-hal yang mungkin terjadi dengan dokumen yang dimiliki perusahaaan.
Seperti bencana alam yang membuat dokumen terkadang tak bisa dihindarkan dari kerusakan. Pemeliharan terkait dengan dokumen penting dapat dilakukan dengan beberapa cara. Jenis dokumen yang dimiliki perusahaan biasanya ada dua jenis, dokumen fisik dan digital. . Cara ini dapat dilakukan untuk pemeliharaan dokumen yang berbentuk fisik.
Pertama adalah pengaturan ruang. Ruangan dalam dokumen harus terus dijaga. Mulai dari suhu ruangan yang harus tetap kering. Usahakan ruanganya terang atau terkena sinar matahari tidak secara langsung. Kemudian ventilasi merata agar udara bisa terus berganti.
Pastikan ruangan jauh dari jangkauan, api atau serangga yang merusak dokumen perusahaan. Kedua, Pastikan tempat menyimpan dokumen diatur secara renggang, agar udara tidak berapa di antara dokumen. Ketiga, penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya dokumen.
Hal ini dapat dilakukan dengan menaruh kapur barus dalam ruangan, atau menggunakan bahan kimia lainnya yang disemprot secara berkala. Keempat, buatlah peraturan-peraturan khusus yang menyebabkan rusaknya dokumen. Misalkan, dilarang membawa atau makan di tempat penyimpanan. Di dalam ruang penyimpanan dilarang merokok, supaya percikan api tidak menyambar dokumen di ruang penyimpanan, dan peraturan yang sejenisnya.
Kemudian, yang terakhir yang perlu diperhatikan adalah mengenai kebersihan. Usahakan arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan sejenis lainnya. Tujuan utamanya dari pemeliharaan dokumen tidak lain adalah untuk menjamin keamanan dari penyimpanan dokumen perusahaan.
Dengan demikian, Pengawasan yang dilakukan bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen. Oleh sebab itu, orang yang bertanggung jawabharus mengetahui dan mengawasi apakah arsip tersebut sesuai dengan prosedur penyimpanan dokumen yang baik dan benar.
Jika tidak ingin repot, maka perusahaan bisa memilih jasa pemeliharaan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan. RDS merupakan jasa menejemen dokumen cocok untuk perusahaan anda.
No Comment